מצב תאימות בתוכנות אופיס - Word, Excel, PowerPoint
פותחים קובץ, ולמעלה ליד השם מופיע "מצב תאימות". כפתור השמירה האוטומטית אפור, הסרטון במצגת לא מתנגן, ועמית לא מצליח לערוך יחד איתכם. ברוב המקרים לכל אלה יש סיבה אחת: הקובץ שמור בפורמט הישן של אופיס. המדריך מסביר מה ההבדל ואיך מתקנים בשלושה צעדים.
מקרה מהשבוע
לקוח שמכין מצגות הדרכה התקשר: הוא מוסיף סרטון למצגת, והסרטון לא עובד. כשהתחברתי למחשב שלו, ראיתי את זה עוד לפני שהוא הספיק להסביר. הקובץ נגמר ב-ppt ולא ב-pptx, ולמעלה היה כתוב "מצב תאימות".
המרנו את הקובץ. מצב התאימות נעלם, השמירה האוטומטית נדלקה, והסרטונים התחילו לעבוד. כל זה לקח פחות מדקה.
האות X בסוף השם
עד Office 2007 קבצי אופיס נשמרו בפורמט אחד: doc ל-Word, xls ל-Excel ו-ppt ל-PowerPoint. ב-Office 2007 מיקרוסופט עברה לפורמט חדש, ונוספה לסיומת האות X: docx, xlsx, pptx.
הפורמט החדש מאפשר יותר: שמירה אוטומטית, עריכה משותפת, סרטונים בתוך מצגת וגיליונות גדולים בהרבה. הקבצים בו גם קטנים יותר.
קבצים ישנים עדיין קיימים בכל מקום. הם מגיעים מארכיונים, מספקים, ממערכות ישנות שמייצאות דוחות, וממצגת שמישהו הכין לפני עשר שנים וממשיך לעדכן מאז.
מה זה "מצב תאימות"
כשאופיס חדש פותח קובץ ישן, הוא משאיר את הקובץ בפורמט שלו כדי שגם מי שעובד עם אופיס ישן יוכל לפתוח אותו. לכן הוא מגביל את עצמו ליכולות שהפורמט הישן יודע לשמור, ומסמן את זה במילים "מצב תאימות" ליד שם הקובץ.
זו לא תקלה, והקובץ לא פגום. אבל כל עוד הקובץ במצב הזה, חלק מהיכולות של אופיס פשוט לא זמינות בו.
איך ממירים
- בתוכנה שבה הקובץ פתוח, לוחצים על קובץ.
- בוחרים מידע.
- תחת "מצב תאימות" לוחצים המר, ומאשרים. אם התוכנה שואלת איפה לשמור, שומרים באותה תיקייה.
אחרי כמה שניות הסיומת מקבלת X, הכיתוב "מצב תאימות" נעלם, ואם הקובץ שמור ב-OneDrive או ב-SharePoint גם השמירה האוטומטית נדלקת.
ההמרה עובדת אותו דבר ב-Word, ב-Excel וב-PowerPoint. בחלק מהמקרים הקובץ הישן נשאר בתיקייה לצד החדש. פותחים את החדש, מוודאים שהכל במקום, ואז אפשר למחוק את הישן.
לא צריך לחפש עכשיו את כל הקבצים הישנים בעסק. מספיק להרגיל את עצמכם: נתקלתם בקובץ במצב תאימות, תמירו אותו לפני שמתחילים לעבוד. עם הזמן הם ייעלמו מעצמם.
למה כפתור "שמירה אוטומטית" אפור
שמירה אוטומטית דורשת שני תנאים: שהקובץ יהיה בפורמט החדש, ושהוא יישמר ב-OneDrive או ב-SharePoint. קובץ doc, xls או ppt לא יישמר אוטומטית, גם כשהוא בענן.
אחרי ההמרה, אם הקובץ בענן, הכפתור נדלק בעצמו. אם הוא עדיין כבוי, כנראה שהקובץ שמור רק במחשב המקומי.
למה אי אפשר לערוך יחד עם עמית
עריכה משותפת, שבה כמה אנשים עובדים על אותו קובץ ורואים את השינויים של האחרים תוך כדי, דורשת שני תנאים, בדיוק כמו שמירה אוטומטית: שהקובץ יהיה בפורמט החדש, ושהוא יישמר ב-SharePoint או ב-OneDrive ולא בתיקייה במחשב או בשרת קבצים רגיל.
כשאחד התנאים חסר, רק אדם אחד יכול לערוך בכל רגע, ומי שמנסה לפתוח את הקובץ במקביל מקבל הודעה שהקובץ נעול לעריכה.
למה הסרטון במצגת לא עובד
במצגת ppt הסרטון לא נשמר בתוך הקובץ. המצגת שומרת רק קישור לקובץ הווידאו, ובמצב תאימות PowerPoint גם מוגבל בסוגי הסרטונים שהוא מקבל.
התוצאה מוכרת: הסרטון עובד במחשב שבו הוכנה המצגת, ונשבר ברגע שמעבירים אותה למחשב אחר או שולחים אותה במייל. במצגת pptx הסרטון נשמר בתוך הקובץ ונוסע איתו.
אם הסרטון עדיין לא מתנגן אחרי ההמרה, מוסיפים אותו מחדש. זה קורה כשהמצגת הישנה הצביעה על קובץ וידאו שכבר לא נמצא במקום.
באקסל: למה "נעלמו" שורות
בקובץ xls יש מקום ל-65,536 שורות ול-256 עמודות. בקובץ xlsx יש מקום ליותר ממיליון שורות ול-16,384 עמודות.
רוב הגיליונות בעסק לא מתקרבים לגבול הזה, וזה מקרה קיצון. אבל כשזה קורה, למשל בייצוא של כל התנועות של כמה שנים ממערכת הנהלת חשבונות, הנזק שקט: הנתונים פשוט לא שם, ואף אחד לא שם לב.
מי ששומר גיליון גדול בפורמט הישן מאבד את כל מה שמעבר לגבול. בשביל זה אקסל מציג לפני השמירה חלון בשם "בודק התאימות", שמפרט מה עלול ללכת לאיבוד. כשהחלון הזה קופץ, כדאי לקרוא אותו ולא לסגור אותו אוטומטית.
למה הקובץ נפתח בדפדפן רק לקריאה
Word ו-PowerPoint בדפדפן, למשל כשפותחים קובץ מתוך SharePoint או מקישור שקיבלתם, מציגים קבצים ישנים אבל לא עורכים אותם כמו שהם. כדי לערוך, הם מציעים להמיר את הקובץ לפורמט החדש. זה אותו פתרון בדיוק, רק מהדפדפן.
ומה עם docm, xlsm ו-pptm
קובץ docx, xlsx או pptx לא יכול להכיל מאקרו, כלומר קוד שרץ בתוך הקובץ. לקבצים עם מאקרו יש סיומת משלהם, עם M במקום X: docm, xlsm, pptm. זה לא פורמט ישן, אלא הגרסה של הפורמט החדש שמותר לה להריץ קוד. מי שמנסה לשמור קובץ עם מאקרו כ-docx יקבל הודעה שהמאקרו לא יישמר.
מכאן גם כלל אבטחה פשוט: קובץ אופיס שמגיע במייל ממישהו שלא ציפיתם לשמוע ממנו, ומבקש "להפעיל תוכן" או "לאפשר עריכה", ראוי לחשד. בקבצים הישנים, doc, xls ו-ppt, מאקרו יכול להסתתר בלי שהסיומת תסגיר אותו. על זיהוי מיילים כאלה כתבנו במדריך דיווח על ספאם ופישינג ב-Outlook.
טבלת עזר
| תוכנה | ישן | חדש | חדש עם מאקרו |
|---|---|---|---|
| Word | doc | docx | docm |
| Excel | xls | xlsx | xlsm |
| PowerPoint | ppt | pptx | pptm |
מתי בכל זאת לשמור בפורמט הישן
כמעט אף פעם. המקרים היחידים הם נמען שעובד עם אופיס ישן מאוד, 2003 ומטה, או מערכת ישנה שמקבלת רק xls או doc. גם אז עדיף לשמור עותק ישן לצורך המשלוח, ולהמשיך לעבוד על הקובץ החדש.
קובץ חדש שיוצרים היום נשמר בפורמט החדש בלי שצריך לעשות כלום.
טיפ לסיום: להציג סיומות של קבצים
כברירת מחדל Windows מסתיר את סיומות הקבצים, ולכן קשה לדעת אם קובץ הוא doc או docx. כדאי להציג אותן: בסייר הקבצים לוחצים תצוגה, אחר כך הצג, ומסמנים סיומות של שמות קבצים.
זה עוזר גם לזהות קבצים מסוכנים. קובץ בשם חשבונית.docx.exe הוא תוכנה ולא מסמך, וכשהסיומות מוסתרות הוא נראה בדיוק כמו חשבונית.docx.
יש בעסק ארכיון של מאות או אלפי קבצים ישנים? אפשר להמיר אותם בבת אחת, בלי לפתוח כל קובץ ידנית. צרו קשר.